Pro každou organizaci je důležitý systém na správu dokumentů, jejich vyhledávání a řízení životního cyklu. Na trhu je k dispozici celá řada řešení na bázi komerčních softwarových balíků i levnějších programů postavených na Open Source. Jak vybrat to nejlepší pro vaši organizaci?

 

Na jaké klíčové vlastnosti je třeba se zaměřit při výběru systému pro správu dokumentů?

 

1. Uživatelé chtějí jednoduché ovládání

Mnoho systémů pro správu dokumentů je velmi komplikovaných a uživatelé je neradi používají. Při výběru systému berte v úvahu jeho ovladatelnost a nároky na úvodní zaškolení. Čím jednodušší systém, tím rychlejší nasazení do provozu. Zaměřte se na snadnou konfiguraci pravidel pro zpracování mailů. Trvejte na způsobu vyhledávání přímo z prohlížeče, které uživatelé znají například z Googlu. Chtějte systém, který umí automaticky zpracovávat metadata souborů a kategorizovat je podle nich.

 

2. Týmová spolupráce je klíčem k efektivitě

Dobře zvolený systém pro správu firemních dokumentů musí umožňovat snadnou týmovou spolupráci. Do ní patří inteligentní složky Best Practises pro spolupráci nad složkami nebo jednoduché workflow pomocí emailů s vloženým URL typu "schválit x zamítnout". Součástí týmové spolupráce jsou i diskusní fóra nebo upozornění na změnu dokumentů pomocí mailů či RSS.

 

3. Bezpečnost bez kompromisů

Firemní dokumenty obsahují citlivá a cenná data. Zvolený systém pro jejich správu proto musí mít odpovídající zabezpečení zahrnující správu přístupových práv jednotlivých uživatelů nebo zajištěné řízení životního cyklu dokumentů.

 

Ať už si vyberete nákladově efektivnější řešení systému pro správu firemních dokumentů na bázi Open Source nebo klasický komerční balík, dbejte na jeho jednoduché ovládání z hlediska běžných uživatelů, dobrou podporu týmové spolupráce a také jeho zabezpečení.