Příklad Nemocnice Na Františku ukazuje, že zdravotnictví nemusí být jen černá díra na peníze ani byrokratický moloch se spoustou razítek.

Nemocnice patří k velkým a složitým organizacím, ve kterých probíhají značná množství nákupů materiálů a služeb. Jsou často mediálně kritizovány za nehospodárnou činnost. Nemocnice Na Františku má propracovaný několikastupňový hierarchický schvalovací proces, jehož cílem je poskytnout odborným pracovištím veškeré potřebné materiály a služby za jasně daných a auditovatelných podmínek.

Tento systém měl ale jednu slabinu. Vše probíhalo formou papírových žádanek. Každý nákup byl sice posouzen a případně schválen příslušným vedoucím pracovníkem, trvalo to však určitou dobu. V čase schvalování nákupu bylo velmi obtížné přesně určit, kolik vlastně zbývá v rozpočtu peněz a zda už náhodou není přečerpaný. Při kontrole nákladů podle účetnictví totiž docházelo k výraznému časovému posunu a včasný zásah do čerpání nákladů byl značně ztížený. Navíc bylo teoreticky možné žádanky antedatovat, zpětně měnit nebo ztratit.

Vznikl tedy projekt na přechod systému pro oběh a schvalování nákupních žádanek do elektronické podoby. Jeho podmínkou byla snadná obsluha ze strany uživatelů, možnost srovnání realizovaných nákladů vůči rozpočtu v reálném čase, ochrana veškerých dat a jejich auditovatelnost.

Výsledné řešení má pro uživatele podobu starého známého Excelu, který jim není třeba vysvětlovat. Formulář obsahuje strukturované části provázené na číselníky zboží, dodavatelů nebo cen, ale i volné pole pro poznámky a vlastní výpočty pracovníků. Systém umožňuje doplnit cenu z číselníku, korigovat ji nebo ji nechat odhadnout expertem, či případně zaměnit schvalovatelem zboží za jiné srovnatelné. Řeší také centrální uložení dat, spravuje role jednotlivých uživatelů a vykazuje čerpání financí v přehledném reportingu.

Díky uživatelsky příjemnému rozhraní na bázi Excelu i vysoké flexibilitě celého systému proběhla jeho implementace bez vlivu na běžný provoz nemocnice. Ta má teď rychlejší a transparentnější schvalovací proces, náklady za nákup zboží a služeb jsou zcela pod kontrolou managementu a s úsporou papíru se také chová šetrněji vůči životnímu prostředí.